В первую очередь попробую ответить на резонный вопрос – зачем это?
Все необходимые документы лежат в нужных (и известных) ящиках стола и папках, ненужные и испорченные пущены на черновики (бумагу экономим).
Где у кого и какой документ на исполнении – это пусть у исполнителя голова болит, за то он и зарплату получает. Не справится с работой – выгоню.
А вообще, у меня есть секретарь, пусть она все помнит, я ей зарплату плачу, забудет что-то – накажу. К тому же, какие-то важные сроки я записываю на календаре или в ежедневнике, да и сотрудников у меня немного – запомню.
Знакомые аргументы, не правда ли?
Но вот секретарь заболела, вы поругались дома, забыли ежедневник, да и про дела на время тоже, а самый исполнительный сотрудник потерял в груде бумаг на своем столе самую важную, и выгодный контракт сорвался. А тут еще и конкуренты по тендеру проявили такую осведомленность в ваших финансовых делах, что обыграли вас на пять рублей…
Скажете, не бывает? Еще как бывает.
Возникают извечные русские вопросы – кто виноват и что делать?
Конечно, секретарь мог бы позвонить вам из дома и хрипящим от простуды голосом напомнить о важном документе, находящемся на исполнении у самого ответственного сотрудника, да и сотрудник этот мог бы порядок на столе навести. А что до конкурентов, так от них при нынешнем развитии техники не убережешься.
Что ж, вроде все верно. И если вас такое положение вещей устраивает, то можете не вчитываться в эту статью, – так, пробегите глазами, вы ведь все равно не собираетесь налаживать у себя нормальный документооборот. Как говориться, вольному – воля, спасенному – рай.
Однако при правильно организованном делопроизводстве даже заболевший секретарь или иной ответственный сотрудник не сможет помешать вам быстро получить точную информацию о местонахождении и сроках исполнения того или иного документа. А подкупленная (нанятая) конкурентами уборщица не отнесет им взятый из мусорной корзины смятый черновик с вашими бюджетными расчетами.
Конечно, делопроизводство – не панацея, должен быть в наличии весь комплекс организационно-технических и иных мероприятий, однако правильно налаженный документооборот значительно облегчит вам жизнь, позволив решить как минимум две задачи.
Первое. Никакой ваш документ не потеряется, и уполномоченное на то лицо всегда сможет получить точную информацию о месте нахождения и стадии исполнения того или иного документа.
Второе. Ваша конфиденциальная информация будет защищена более надежно, для доступа к ней конкуренты будут вынуждены затратить значительные усилия (в том числе – финансовые), да и виновного в утечке, ежели что, найти будет проще.
Лирическое отступление № 1
Если вы думаете, что главная задача защиты информации – сделать ее абсолютно недоступной для ваших конкурентов, то это – фикция, недостижимая мечта. Основная задача специалиста по защите конфиденциальной информации – максимально удорожить для противника доступ к ней. Никто в здравом уме не будет тратить миллион на доступ к информации, обладание которой даст прибыль в пятьсот тысяч. Так вот, делопроизводство как раз и представляет собой один из способов сделать такое удорожание.
Ниже мы рассмотрим процесс организации делопроизводства с нуля. Полагаю, что специалисты в предлагаемом вашему вниманию материале также найдут для себя немало полезного.
Итак, основные задачи, которые мы хотим решить на данном этапе, – наладить нормальную циркуляцию документов внутри фирмы и предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации. (Необходимое пояснение: подразумевается, что мы говорим об информации, зафиксированной на бумажном и (или) электронном носителе).
С чего начать?
Пойдем по правильному пути – от простого к сложному.
Для начала решим две задачи: разделим циркулирующую информацию внутри фирмы на категории, определим, какие именно категории и как мы будем «делопроизводить», и решим, на чьи плечи взвалим эту непосильную ношу.
Предварительное замечание
Наша задача – сделать так, чтобы каждый шаг в жизни документа (бумажного или электронного) от его появления в фирме до его ухода из нее был отслежен и задокументирован.
Еще одно замечание
Автор намеренно не касается аспектов, связанных с циркуляцией в фирме документов…, как бы это сказать помягче…, серого толка, документировать не только прохождение которых, но и сам факт их наличия не будет ни один здравомыслящий руководитель. Мы говорим только о белой канцелярии.
Последнее предварительное замечание
Не будем очень подробно останавливаться на должностных инструкциях, перечнях информации, правилах обращения с информацией и т. п. При желании типовые инструкции можно найти самому, обратиться в специализированные юридические фирмы или, в конце концов, – к автору.
Мы рассматриваем лишь основные принципы создания в компании правильно организованного документооборота. Каждый конкретный случай решается индивидуально. Свою задачу я вижу в том, чтобы помочь сделать первые шаги в правильном направлении желающим наладить свои отношения с документами.
Первый шаг. Классификация информации
Во-первых, информация может быть произведена внутри фирмы, а может быть получена извне.
Во-вторых, информация может быть разделена на три категории.
Первая – несекретная (или открытая), которая предназначена для использования как внутри фирмы, так и вне ее.
Вторая – для служебного пользования, которая предназначена только для использования внутри фирмы. Она подразделяется, в свою очередь, на две подкатегории:
а) доступную для всех сотрудников фирмы;
б) доступную для определенных категорий сотрудников, но могущую быть переданной в полном объеме другому сотруднику для производства необходимой работы.
Третья – секретная информация (или информация ограниченного доступа), которая предназначена для использования только специально уполномоченными сотрудниками фирмы и не предназначена для передачи иным сотрудникам в полном объеме или по частям.
Информацию второй и третьей категории обычно называют конфиденциальной.
Кроме того, хочется обратить внимание на следующий аспект.
Конфиденциальную информацию может составлять и определенная совокупность открытой информации, так же как и определенная совокупность информации для служебного пользования может составлять информацию ограниченного доступа. Поэтому необходимо четко определить условия, при которых гриф секретности информации может и должен быть повышен (только главное – не переборщите с засекречиванием всего и вся).
Из данного раздела мы можем сделать еще один вывод: необходимо также классифицировать и сотрудников по уровню допуска к информации. Подробнее об этом поговорим чуть ниже.
Теперь несколько слов о том, что из себя представляет конфиденциальная информация.
Согласно законодательству1, конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Конфиденциальной информацией считается такая информация, разглашение которой может нанести ущерб интересам фирмы. Можно так же сказать, что присвоение определенной информации грифа конфиденциальности, в том числе, способствует сохранению коммерческой тайны.
Согласно законодательству2, коммерческая тайна – конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Информация, составляющая коммерческую тайну, – научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.
Перечень сведений, относимых к конфиденциальной информации, а также перечень сотрудников, допущенных к ней, оформляется приказом по фирме.
Как мы уже упоминали выше, конфиденциальная информация может быть двух видов: для служебного пользования и секретная.
Неправомерный доступ к информации для служебного пользования может причинить ущерб тактическим интересам фирмы, таким как срыв конкретного договора, осложнения при проведении какойлибо финансовой операции, сделки, попадание под финансовые санкции и т. п. Несанкционированный же доступ к секретной информации чреват и нарушением ее стратегических планов. Разглашение секретной информации может способствовать причинению серьезного финансового ущерба, подрыву репутации фирмы и другим негативным последствиям, что в конечном итоге может привести к потере бизнеса.
Итак, что мы уже знаем. Информация может поступить в фирму извне или может быть рождена внутри нее. После того как информация оказалась внутри фирмы, ей должна быть присвоена соответствующая категория. Естественно, что вся информация должна быть учтена.
Вот так мы плавно перешли к следующему шагу – учету информации, то есть к определению того, кто и как это будет делать.
Второй шаг. Учет информации
Кто и в каком количестве будет заниматься делопроизводством на фирме, зависит в первую очередь от объема информации, которую вы сочтете нужным запустить в официальный документооборот, а также от категории секретности информации. При этом следует помнить, что сотрудник (сотрудники), занимающийся делопроизводством, должен будет регистрировать входящую и исходящую информацию и ее прохождение внутри фирмы.
Если информационные потоки велики, то, конечно, ваш секретарь в одиночку с ними не справится. К тому же, если есть необходимость, могут быть созданы две канцелярии: секретная и несекретная. В этом случае работу с открытой информацией целесообразно поручить секретарю, а с конфиденциальной – специально выделенному сотруднику.
Еще одно немаловажное замечание: наличие конфиденциальной информации подразумевает наличие сейфов для ее хранения. Нет смысла грифовать документ и держать его при этом в ящике письменного стола.
Теперь перейдем непосредственно к учету информации.
Для регистрации каждой из трех категорий информации необходима своя учетная книга (можно, конечно, обойтись и двумя). Можно также обязать сотрудников, допущенных к конфиденциальной информации, завести журналы приема-выдачи таковой. Хотя это все и необязательно. Необходимо только соблюдать золотое правило: у кого взял документ, тому и отдай, если тебе прямо не предписано другое действие. То есть весь документооборот должен идти через регистрационные книги нашей, так сказать, канцелярии. И конечно, следует разработать правила обращения с документами и довести их под роспись до всех сотрудников.
Кстати, сотрудник, нарушивший правила обращения с конфиденциальной информацией, должен быть обязательно наказан, вплоть до увольнения. Нельзя оставлять такие проступки безнаказанными ни для кого, иначе вы зря это все затеяли.
Итак, информация классифицирована, сотрудник выделен (пусть для примера это будет секретарь), что делать дальше? Все просто. Заводим регистрационные книги, книги контроля, разрабатываем правила обращения с документами, сроки их хранения, оборудуем рабочее место и начинаем осуществлять трудовую деятельность.
Регистрационные книги
Здесь все более-менее ясно.
У нас имеется информация двух видов по типу происхождения и трех видов по категории допуска. С помощью указанных книг решается задача регистрации каждого шага в жизни документа – от его рождения (поступления извне) до его уничтожения (отправки из фирмы). Если мы решили не плодить множество регистрационных книг, то заведем две: для учета открытой и конфиденциальной информации.
Возникает резонный вопрос: а надо ли вести учет открытой (не секретной информации), стоит ли разводить канцелярщину на пустом месте. Ведь, в конце концов, у нас не госучреждение, пустяками заниматься некогда. Другое дело, конфиденциальная информация, тут да, учитывать ее надо. С этим можно согласиться. Но открытая…, зачем?
Ну, во-первых, давайте вспомним, что определенная совокупность открытой информации может образовывать конфиденциальную информацию. А во-вторых, мы должны организовать контроль за входящими и исходящими документами (то есть поступающими в компанию и отправляемыми из нее). Конечно, можно ограничиться только учетом входящих и исходящих открытых документов, а прохождение несекретных документов внутри фирмы не регистрировать. Однако если вы хотите привить своим работникам культуру работы с документами и разгрузить их столы от бумажных эверестов, то лучше сразу приучить личный состав фирмы к правилу: все документы, поступающие в компанию, циркулирующие внутри нее и исходящие из нее, должны пройти через канцелярию (секретаря).
При таком раскладе вы точно не потеряете ни одного документа и будете приятно удивлены резким сокращением производимой сотрудниками бумажной продукции без ущерба для коммерческой деятельности фирмы.
Лирическое отступление № 2
Как известно, в большинстве случаев наш человек будет поступать правильно только тогда, когда у него нет другого выхода. Поэтому целесообразно установить в офисе один сетевой принтер (естественно, в канцелярии или у секретаря), на который и будут посылать на печать свои документы сотрудники. Тот факт, что любой документ, отправленный на печать, пройдет обязательную регистрацию, заставит их более внимательно и вдумчиво относиться к данному процессу.
Аналогичным образом исключите из свободного доступа и иную копировально-множительную технику.
Лишите человека возможности грешить, и он станет ангелом.
Итак, что собой представляют наши регистрационные журналы?
Основные требования: журнал должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью компании. Желательно, чтобы графление листов было произведено типографским способом, но можно, конечно, и в ручную.
Номер п/п
|
Дата |
Источник получения |
Наименование
документа |
Количество
экземпляров |
Регистрационный
номер |
| |
|
|
|
|
|
Рис. 1. Левый лист журнала
Документ
получил
|
Дата |
Подпись |
Документ сдал |
Дата |
Подпись |
Примечание
(отметка об отправке документа,
списании в дело, уничтожении) |
| |
|
|
|
|
|
|
Рис. 2. Правый лист журнала
Коротко пройдемся по графам (см. рис. 1–2):
Номер п/п – нумерация сквозная, заканчивается с окончанием календарного года;
Дата – дата регистрации документа;
Источник получения – указывается, откуда документ получен (если источник внешний, то указывается адресат (если есть – исходящий номер адресата), способ получения (почта, факс, электронная почта и т. п.), если документ создан в компании – ФИО автора;
Наименование документа – указываем наименование документа;
Количество экземпляров – указываем количество экземпляров;
Регистрационный номер – указываем присвоенный регистрационный номер, нумерация сквозная, заканчивается с окончанием календарного года;
Документ получил – ФИО сотрудника, получившего документ (каждый экземпляр документа расписывается отдельно);
Дата – дата получения документа;
Подпись – подпись сотрудника, получившего документ;
Документ сдал – ФИО сотрудника, сдавшего документ (с указанием номера экземпляра);
Дата – дата сдачи документа;
Подпись – подпись сотрудника, сдавшего документ;
Примечание – отметка об отправке документа, списании в дело, уничтожении.
Несколько подробнее по последнему пункту.
Состояний документа может быть два: в работе (у исполнителя) и на отдыхе (у получателя, в деле или уничтожен). Отсюда вытекает, что документ в течение дня должен быть передан исполнителю, либо отправлен адресату, либо подшит в дело, либо уничтожен. То есть по окончании рабочего дня каждая запись в регистрационном журнале должна быть закрыта: обязательно заполнена графа – «документ получил», а если заполнена графа «документ сдал» – сделана необходимая отметка в примечаниях.
Необходимое дополнение: конфиденциальные документы должны уничтожаться только по акту.
Книги контроля
С этим пунктом связано еще одно правило: все документы после регистрации должны проходить через руководителя (его зама или уполномоченного на то лица) и получить его резолюцию по дальнейшей судьбе указанного документа. В большинстве случаев резолюция содержит требование исполнить какое-либо действие к определенному сроку. Так вот, для этого нам и будет нужна книга контроля, графы которой заполняются после наложения резолюции и перед вручением документа исполнителю.
Вид граф данной книги может выглядеть следующим образом (рис. 3).
| Номер п/п |
Дата |
Регистрационный номер |
Наименование документа |
Дата исполнения |
Кому поручено |
Подпись
сотрудника
в получении
|
Отметка
об исполнении |
| |
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 3. Графы книги контроля
По поводу должностных инструкций, правил обращения с документами, реестра категорий информации упоминалось выше, и здесь мы на этом останавливаться не будем.
Таковы вкратце первые шаги, которые вы должны предпринять, если решились обзавестись собственным делопроизводством. Если есть необходимость в практическом развитии данной темы, то мы можем посвятить этому вопросу отдельный материал, пошагово рассмотрев все этапы создания собственной канцелярии со всеми необходимыми положениями, должностными инструкциями и иллюстрирующими примерами, особое внимание обратив на такую функцию делопроизводства, как предотвращение несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и оборот информации на электронных носителях.
_____________________________
1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.).
2 Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
