По материалам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор» совместно с компанией PricewaterhouseCoopers
Потери от мошенничества персонала компаний остаются существенной статьей непредвиденных расходов многих предприятий. По данным исследования, проведенного компанией PricewaterhouseCoopers среди 3,5 тыс. компаний по всему миру, из-за противоправных действий сотрудников за два года каждая компания недополучила прибыли на сумму более 2 млн долл. США. Руководители российских предприятий и представители компании PricewaterhouseCoopers обсудили, как можно выявить и предотвратить экономические преступления.
Представляем участников «круглого стола»:
Вячеслав Гвоздев , заместитель финансового директора ЗАО «НИКПА»;
Татьяна Каримова , генеральный директор ООО «Воды Боржоми»;
Андрей Кривенко , финансовый директор ГК «Агама»;
Николай Переверзев , финансовый директор ОАО «Полаир»;
Инна Фокина, старший менеджер отдела независимых финансовых расследований компании PricewaterhouseCoopers;
Антон Ходарев , финансовый директор ООО «ТК «Русский уголь»;
Рик Хелсби , партнер, руководитель отдела независимых финансовых расследований компании PricewaterhouseCoopers;
Раиль Фатхуллин, заместитель директора фирмы ISTEL внешнеэкономического объединения «Тяжпромэкспорт».
Что считать мошенничеством
Участники «круглого стола» начали дискуссию с уточнения термина «мошенничество сотрудников».
Рик Хелсби: «Мошенничество - это незаконные действия работников с целью лишения компании собственности, денежных средств или законных прав. Можно говорить о том, что случаи мошенничества практически неизбежны».
Вячеслав Гвоздев: «Я бы сказал, что мошенничество - это умышленные действия сотрудников, направленные на получение личной выгоды, непредусмотренные системой мотивации компании. Рассматривая конкретную ситуацию, важно учитывать, насколько те или иные действия были умышленными. В нашей практике был такой пример, когда специалист по ценообразованию в результате ошибки, допущенной в расчетах, занизил стоимость товаров для крупного покупателя из ближнего зарубежья. Премия специалиста по расчету цен частично зависит от объема продаж. В результате того, что цена для покупателя была ниже, контракт с белорусской стороной заключили и сотрудник получил соответствующее вознаграждение, зависящее от товарооборота. Это почти соответствует тому определению мошенничества, которое я привел, за исключением того, что оно было неумышленным. Очевидно, что подобные случаи нельзя рассматривать как мошенничество».
Андрей Кривенко: «В нашей компании тоже был подобный пример, когда транспортный отдел приобретал страховые полисы для автотранспорта. Проведение тендера показало, что можно было получить аналогичное предложение почти на 50% дешевле. Хотя можно было подозревать транспортный отдел в получении взятки, в итоге выяснилось, что отсутствие контроля со стороны финансовой службы привело к незаинтересованности сотрудников транспортного отдела в выборе самого выгодного предложения. Аналогичная ситуация сложилась по многим статьям затрат, например затратам на сотовую связь, на канцелярские товары. Затраты на питьевую воду для офиса удалось уменьшить на 300 тыс. руб. в год».
Татьяна Каримова: «Нет необходимости пытаться сформулировать, что компанией будет рассматриваться как мошенничество вообще. Важно проанализировать возможные риски и дать им точную формулировку. И что не менее важно — закрепить в положениях, регламентирующих работу подразделений, требования о недопустимости тех или иных действий сотрудников. К примеру, рабочий автомобиль менеджера по продажам заправляется по талонам, которые выдает компания. Менеджер может считать допустимым заправку автомобиля жены за счет неиспользованных талонов. Если в транспортной политике компании будет заранее оговорена недопустимость обслуживания автомобилей, не принадлежащих компании, то это послужит сдерживающим фактором для злоупотреблений и основанием для внутреннего разбирательства».
Мошенничество в европейских компаниях
Компанией PricewaterhouseCoopers был проведен опрос среди менеджеров 3600 фирм, расположенных в 50 странах мира. По итогам проведенного исследования, 37% всех опрошенных заявили о случаях противоправных действий сотрудников. За два года в Восточной Европе количество организаций, признавших существование случаев мошенничества, увеличилось с 24 до 34%, в Западной Европе -с 26 до 37%. Это свидетельствует не об увеличении количества противоправных действий, а о большей открытости компаний. В большей степени риску мошенничества подвержены крупные компании со штатом сотрудников свыше тысячи человек. Это связано с тем, что в крупных компаниях существуют многоступенчатые операции, которые сложно контролировать, распределенная ответственность, больше возможностей для сговора персонала. Кроме того, зачастую рядовые сотрудники не заботятся о финансовом благополучии компании в целом. |
Методы обнаружения случаев мошенничества
Другая немаловажная проблема, которая была затронута участниками «круглого стола», -методика выявления случаев мошенничества в компании. По словам Рика Хелсби, те случаи противоправного поведения сотрудников, которые расследовал возглавляемый им отдел (см. врезку), являются лишь «верхушкой айсберга». И такие ситуации характерны для большинства компаний.
Николай Переверзев: «Для того чтобы иметь возможность оперативно выявлять экономические преступления внутри компании, необходима система нормативов и бюджетирования. По всем существенным отклонениям от установленных планов сотрудники должны предоставлять объяснения. Если объяснения руководство не удовлетворяют, инициируется внутреннее расследование с привлечением службы безопасности и отдела внутреннего аудита. Например, оптимальный инструмент, позволяющий определить добросовестность менеджеров по продажам, - анализ соответствия ценовой политики компании реально предоставленным скидкам покупателю. Если выявляется факт завышения скидок на продукцию, то это можно расценивать как косвенное свидетельство недобросовестной работы менеджера. Достаточно эффективно также применение реестра старения дебиторской задолженности, сгруппированного сначала по менеджерам, а затем по покупателям с целью анализа длительности просрочки платежей и удельного веса безнадежно просроченной дебиторской задолженности. Надо понимать, что поскольку любая хозяйственная операция регистрируется и классифицируется в учетной системе, то с помощью средств статистического анализа все сомнительные отклонения становятся наглядными. Дальше дело службы безопасности».
Антон Ходарев: «Очень эффективный инструмент, позволяющий выявить случаи мошенничества, - использование сравнительных рыночных показателей. К примеру, для того чтобы проверить менеджера подразделения снабжения, достаточно сопоставить закупочные цены предприятия с аналогичными предложениями на рынке. Если оказывается, что цена, по которой компания покупает товар, значительно выше рыночного предложения, необходимо детальное расследование причин. Наш опыт свидетельствует о том, что мошенничество возможно в первую очередь в тех бизнес-процессах, которые далеки от совершенства и непрозрачны».
Инна Фокина: «В практике западных компаний широкое распространение получили так называемые «горячие линии». В этом качестве используется выделенная телефонная линия или e-mail, по которым любой сотрудник может анонимно сообщить об известных ему правонарушениях со стороны коллег. Неизвестно, получит ли такая практика широкое распространение в российских компаниях, но в западных фирмах, в том числе действующих в России, часть расследований инициируется на основании таких анонимных сигналов. В целом сложно выделить какой-то универсальный способ обнаружения случаев мошенничества. Если говорить о нашей практике, то первое, с чего мы начинаем, - это анализ финансовой информации, корреспонденции и контактов подозреваемых лиц».
Андрей Кривенко: «Наша компания торгует продуктами питания, поэтому для нас наиболее актуальным инструментом выявления мошенничества является инвентаризация. Полная инвентарная проверка складов проводится два раза в год. По товарам с высокой стоимостью и наибольшим оборотом инвентаризация осуществляется с периодичностью раз в месяц. Но для того, чтобы иметь возможность проведения качественных и быстрых проверок, необходим порядок на складах, а также оперативный учет и контроль товарных потоков в информационной системе. В противном случае все усилия по инвентаризации будут бесполезны».
Раиль Фатхуллин: «Я полностью поддерживаю мнение коллег. Два основных принципа выявления мошенничества — анализируй и проверяй. При этом проверять нужно не только случаи отклонения фактических данных от норм, но и наиболее подверженные риску подразделения компании. Каждая компания уникальна, и дать какой-то четкий список подразделений или процессов нельзя. Но такие участки работы можно выделить, если руководствоваться следующими критериями:
- отсутствие единого контроля над выполняемыми операциями;
- вознаграждение сотрудников жестко привязано к показателям, раскрываемым в отчетности, что влечет за собой искажение отчетных данных;
- клиенты или поставщики во многом зависят от компании. К примеру, если предприятие является монополистом на рынке и способно диктовать цены, то многократно возрастает риск подкупа покупателями менеджеров по продажам;
- неконтролируемый доступ к активам».
Рик Хелсби: «По результатам проведенного нашей компанией исследования внутренний или внешний аудит, то есть то, о чем говорили коллеги, используют для обнаружения мошенничества около 47% всех опрошенных компаний. Можно говорить о том, что это наиболее действенный и распространенный инструмент. К сожалению, 32% респондентов узнают об экономических преступлениях на своих предприятиях случайно. 26% компаний получают информацию о противоправных действиях сотрудников благодаря системе риск-менеджмента, 10% - в результате кадровых перестановок».
Предотвращение мошенничества
Большинство участников «круглого стола» придерживаются мнения, что компании гораздо важнее разработать комплекс мер, позволяющих предотвратить появление мошенничества в компании, чем создавать систему обнаружения таких случаев.
Татьяна Каримова: «Какой бы эффективной система контроля на предприятии ни была, полностью исключить возможность недобросовестного поведения персонала нельзя. Один из способов предотвращения мошенничества - прием на работу порядочных сотрудников, людей с достойными рекомендациями. Для того чтобы понять, насколько добросовестно к работе относится человек, существует испытательный срок. Конечно, люди со временем меняются и не всегда в лучшую сторону, поэтому другой важный фактор, позволяющий предотвратить мошенничество в компании, - система мотивации. Приведу пример. Одно из предприятий, торгующих продуктами питания, столкнулось с тем, что кражи в торговом зале ежемесячно составляли около 2% от оборота компании. При этом выяснилось, что большая часть краж осуществляется сотрудниками, а не покупателями. Попытки внедрить жесткую систему контроля (служба наблюдения, независимые проверяющие) не дали положительного результата. Тогда было выпущено положение о премировании за отсутствие краж. Если кражи не превышали 2% в месяц, то половина «сэкономленной» суммы выплачивалась как премия сотрудникам торгового павильона. В результате процент краж снизился более чем в два раза.
Необходимо также вести разъяснительную работу с персоналом о том, чего ни при каких обстоятельствах нельзя делать. Я считаю, что можно сэкономить на затратах по содержанию службы безопасности, но обеспечить при этом людям достойное вознаграждение за их труд и строить внутри компании корпоративную культуру, не поощряющую недобросовестное поведение».
Андрей Кривенко: «У нас в компании на складах внедрена система, подобная той, которую описала Татьяна Каримова. Только мы не поощряем за добросовестность, а штрафуем за кражи. К примеру, если выясняется, что со склада пропал товар, то сотрудники, являющиеся материально ответственными на складе, из своих средств компенсируют сумму недостачи, то есть выкупают товар.
Николай Переверзев: «Не могу не согласиться с таким подходом. Однако может возникнуть ситуация, когда мы пытаемся проконтролировать расходование незначительного объема денежных средств, потратив при этом в десятки раз больше на поддержание системы контроля. Другими словами, необходимо придерживаться принципа разумной достаточности».
Рик Хелсби: «Есть две основные причины мошенничества сотрудников.
Первая - существование в компании возможности для краж, получения взяток и т. д. Разумеется, снизить риски мошенничества можно, если каждый процесс будет контролироваться двумя независимыми системами, но это создает риск излишней бюрократизации компании. Многоуровневая система контроля вряд ли подойдет компании, находящейся на стадии активного роста, поскольку это снизит оперативность принятия решений, но будет приемлемой для стабильно работающих предприятий.
Вторая причина мошенничества - недостаточная мотивация сотрудников. Если человек дорожит своим местом в компании, он никогда не станет действовать в ущерб компании, рискуя быть уволенным.
Важно, чтобы все сотрудники знали, что любое преступление будет наказано. Мы проводили расследование в подразделении крупной американской компании, находящемся в Найроби. Причиной возбуждения расследования стала кража 300 тыс. долл. США. В итоге затраты на проведение расследования составили 600 тыс. долл. США. С точки зрения экономической эффективности это невыгодно. Однако можно представить, какое количество преступлений было предотвращено благодаря проведенному расследованию, результаты которого были обнародованы внутри компании».
Владимир Исаев: «У нас предотвращение любых недобросовестных действий сотрудников происходит на этапе принятия решения. В обязательном порядке любая операция оформляется на бумаге и проходит достаточно длинную цепочку согласований и утверждений, начиная с линейного менеджера и заканчивая внутренним аудитором. Линейный менеджер в состоянии проконтролировать ценовое соответствие, если это касается продаж или закупок, а внутренний аудитор анализирует документ с точки зрения его законности. В среднем на листе согласования, который прикладывается к каждому документу, ставится четыре-пять виз. Несомненно, это несколько снижает скорость принятия решений, но позволяет избежать ошибок и предупредить любые противоправные действия».
Раиль Фатхуллин: «Предотвратить мошенничество можно, если следовать нескольким несложным принципам.
- Нанимать честных людей.
- Объективно оценивать труд своих работников.
- Создать сбалансированную систему мотивации.
Примером несбалансированной системы мотивации может служить следующая ситуация, имевшая место на практике. Вознаграждение менеджера по продажам зависит от объема продаж, сроков и полноты возврата дебиторской задолженности. Несбалансированная система вознаграждения привела к тому, что менеджер предпочел брать взятки от покупателей и позволить им платить с большей задержкой, а не требовать жесткого соблюдения договорных условий и получать премию».
Инна Фокина: «Надо также отметить, что одним из инструментов, позволяющих снизить риск ущерба от противоправных действий сотрудников, является страхование. Зарубежные страховые компании предлагают предприятиям страхование от случаев мошенничества. Такая страховка есть у 50% компаний, которые были опрошены в ходе проведенного нами исследования. Нам не приходилось сталкиваться с подобным страхованием в России, но, очевидно, здесь также существуют предпосылки для его развития.
И я еще раз хотела бы подчеркнуть важность построения корпоративной культуры в компании. На ее создание уйдет не один год и потребуется много усилий со стороны менеджмента, но, как показывает практика, результаты оправдают любые затраты».
